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sábado, 29 de mayo de 2010

HOJA DE CÁLCULO



Hoja de Cálculo (EXCEL)






1. ¿Qué es una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo (o programa de hojas de cálculo) es un software a través del cual se pueden usar datos numéricos y realizar cálculos automáticos de números que están en una tabla. También es posible automatizar cálculos complejos al utilizar una gran cantidad de parámetros y al crear tablas llamadas hojas de trabajo.

La hoja de cálculo es una herramienta muy importante para la toma de decisiones, sobre todo, porque nos permite ver el efecto que los cambios en las variables ocasionan en el resultado buscado.

1. El entorno de trabajo con la hoja de cálculo Excel.

Al abrir el programa nos aparece una pantalla en la que aparece una zona cuadriculada con numerosas casillas:


Esa área cuadriculada se denomina hoja de trabajo y está formada por 256 columnas (notadas con A, B, C,…) y por miles de filas (notadas con 1, 2, 3,…)

Cada una de esas casillas se denomina celda y se nota por la letra de su columna y el número de su fila, es decir, A1, B12, etc…

Entre los elementos a destacar en esa pantalla podemos señalar la barra de fórmulas


En ella aparece en primer término señalada la celda en donde tenemos puesto el cursor, en este caso A1 y, a continuación, la zona para escribir texto o fórmulas.

En la parte de debajo de la pantalla aparece una barra con la que podemos movernos por varias hojas como si fueran las hojas de un cuaderno o un libro


Seleccionar filas, columnas y celdas

Para seleccionar una fila pulsamos sobre el número que designa dicha fila. Si queremos seleccionar varias, mantenemos el botón del ratón pulsado y nos desplazamos hasta la fila que deseemos.

Para seleccionar una columna pulsamos con el botón izquierdo del ratón sobre la letra que la designa. Si queremos seleccionar varias columnas, manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón, arrastramos hasta donde deseemos.

En Excel se puede definir un rectángulo de celdas, que recibe el nombre de Rango de celdas y se nota con el nombre de su celda superior izquierda y su celda inferior derecha separadas por dos puntos, es decir, A3:D7

Para seleccionar un rectángulo o rango de celdas pulsamos sobre la celda situada en una esquina y arrastramos el ratón hasta la esquina opuesta. Si lo que queremos es seleccionar varias celdas salteadas, seleccionamos la primera de ellas, soltamos el botón del ratón y, con la tecla “Ctrl” pulsada seleccionamos la siguiente y así sucesivamente. Si queremos seleccionar toda la hoja de trabajo, pulsamos sobre la casilla de la esquina superior izquierda de la tabla.

Introducir datos en la hoja

En las celdas de la hoja podemos introducir texto, números y funciones. Para ello nos situamos con el ratón sobre la celda en la que queremos introducir datos y, a continuación, escribimos. Si nos fijamos el texto aparece en la celda y en la barra de fórmulas. Además, en esta barra, en ese momento aparecen los símbolos Q y R. El primero de ellos nos sirve para eliminar lo que acabamos de escribir, lo que también podemos hacer situándonos en la barra de fórmulas y utilizar ahí la tecla de retroceso o la tecla”Supr”. El segundo es para confirmar lo que hemos escrito, lo que también podemos hacer con la tecla “Enter”.

Nombrar rangos de celdas

Es muy útil dar nombres a los rangos para movernos por las celdas y localizar zonas que nos interesen. Por ejemplo,


En esta tabla podemos asignar un nombre a las filas que indican los meses (por ejemplo “Meses”) y otro a la columna donde parecen los Bancos (por ejemplo “Bancos”). Para ello, seleccionamos la primera de ellas y en la primera casilla de la barra de fórmulas escribimos el nombre. De esa manera cuando estemos en otro punto de la hoja de trabajo, sólo tenemos que ir a esa casilla y seleccionar el nombre que le hayamos dado y la hoja nos muestra esa zona:


Desbordamiento de datos

Es frecuente que al introducir texto o números en una celda éstos nos ocupen más del ancho de celda. Según que ese desbordamiento sea debido a texto o a numérico, Excel actúa de distintas formas:

1. Si el desbordamiento es porque hemos escrito más texto y la casilla de la derecha está vacía, el texto sigue por la derecha libremente


2. Si la casilla de la derecha ya está ocupada entonces sólo es visible el texto que quepa en la zona visible:


3. Si el desbordamiento es debito a números, Excel nos lo muestra con el símbolo # o con notación científica.

Insertar celdas, filas, columnas y hojas

Para insertar celdas, filas o columnas, en la Barra Estándar seleccionamos Insertar y a continuación Celdas o bien Filas o bien Columnas. Para insertar una nueva hoja de cálculo, en el menú mencionado seleccionamos Hoja de Cálculo. Una vez insertada podemos cambiar la posición de dicha hoja, el nombre, insertar, eliminar, etc., sin más que situarnos sobre ella, pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar lo que se desee.

Operaciones matemáticas

Excel nos permite trabajar con gran cantidad de datos y realizar con ellos distintas operaciones matemáticas. Se pueden realizar las operaciones matemáticas básicas con los signos + (sumar), - (restar), * (multiplicar), / (dividir) y ^ (potenciación), así como utilizar un gran número defunciones predefinidas. Una de las operaciones más inmediatas es sumar columnas o filas, para ello se selecciona la fila o columna cuyos datos queremos sumar y pulsamos el símbolo å en la Barra Estándar:


Aunque también podría hacerse poniendo en la barra de fórmulas =SUMA (D6;D7;D8) o bien = D6+D7+D8

Como ejemplo hagamos una hoja con los gastos en electricidad que hemos tenido en nuestra casa durante el primer semestre del año; a continuación calculemos el total que hemos gastado en electricidad en ese semestre; seguidamente calculamos el mínimo y el máximo valor y, por último, calculemos el gasto medio de todos esos meses. Nos quedaría algo así:


Uno de los aspectos más interesantes de Excel es que si cambiamos algún dato porque nos hayamos equivocado, las funciones se recalculan teniendo en cuenta los nuevos datos. Practicarlo en el ejemplo anterior.

Copiar

Para copiar los elementos de una celda se pueden seguir distintos caminos: primero se selecciona la celda y luego se pulsa el botón derecho del ratón y a continuación copiar (o bien en el menú Edición o bien con los botones de la Barra Estándar), podemos observar que el contorno de la celda aparece intermitente. Por último ponemos el ratón en donde queramos que se copie y le damos a pegar (lo que podemos hacer con el botón derecho del ratón o en el menú Edición o en la Barra Estándar). Para que la celda deje de estar intermitente le damos a Escape.

Si lo que queremos hacer es repetir el contenido de una celda en toda su fila o toda su columna, la marcamos y nos situamos en la esquina inferior derecha de la celda, veremos una crucecita negra, pues bien, manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón arrastramos hasta donde deseemos que se copie.

Una opción habitual es copiar fórmulas, lo cual se hace de la misma forma que hemos descrito anteriormente, aunque el programa nos ofrece más posibilidades. Veamos un ejemplo:

Supongamos que en C1 queremos poner la suma de A1 + B1

En la barra de fórmulas escribimos =SUMA(A1:B1), y nos parece:

Si lo que queremos es que en la columna C nos parezca la suma de A y B, marcamos C1 y le damos a copiar, a continuación le damos a pegar en C2 y arrastramos el ratón hasta el final. O bien, arrastramos la crucecita que aparece en la celda C1 hasta el final. Lo que ocurre es que se copia la fórmula y no el resultado de C1. El resultado es el siguiente:

Hay que tener en cuenta que de este modo se hace una copia relativa, es decir, lo que aparece en C2 es la suma de A2 y B2. Si lo que queremos es que se copie de forma absoluta el resultado de la celda C1 tenemos que escribir el signo $ delante de los números y las letras que designan las celdas. Siguiendo con el ejemplo, quedaría: =SUMA ($A$1:$B$1). Esto también puede hacerse señalando Valores en la función Pegado Especial del menú Edición. De última forma se puede copiar igualmente el formato.

Gráficos

Es muy fácil hacer gráficos con el Asistente para gráficos. Por ejemplo vamos a realizar la representación gráfica de los datos aportados por la función de capitalización compuesta

Para ello seleccionamos las dos columnas de pulsamos en el icono del Asistente para Gráficos, y seguimos los siguientes pasos:

Paso 1: Marcamos el tipo de gráfico que deseamos, en este caso Líneas, y dentro de ese tipo marcamos el segundo de ellos

Paso 2: Comprobamos que el Rango de Datos es el correcto. Seleccionamos la pestaña Series y eliminamos la serie 1 (porque no nos interesa que se represente los datos de la columna A) y le ponemos nombre a la serie 2 (que es la correspondiente a la columna B), concretamente le llamamos “Capitalización”

Paso 3: Aquí podemos poner nombres a los ejes, al gráfico, etc.

Paso 4: Nos pide si lo inserta en la hoja en la que estamos trabajando.

Una vez hecho el gráfico se pueden cambiar las opciones de fuente, de relleno, colores, etc., para ello simplemente nos situamos sobre el gráfico y pulsamos con el botón derecho del ratón y vamos seleccionando.

2. Elementos de la hoja de cálculo.

  • Hoja y libro.

La hoja es la unidad fundamental que define el área de trabajo, como ya hemos dicho. En el caso de Excel 97, ésta consta de 65.536 filas numeradas en el margen izquierdo y 256 columnas, que van desde la letra A hasta las letras IV.

Varias hojas, relacionadas entre sí, conforman un libro. Excel trae predeterminada la cantidad de 3hojas por libro, pero eso no impide que podamos reducir o aumentar la cantidad de hojas de un libro, según las necesidades e inclusive darle un nombre determinado o cambiárselo.

Las distintas celdas de las hojas contendrán los datos o la información, que puede ser no solamente en forma numérica, sino también textos (llamados rótulos) y fórmulas donde intervengan el contenido de otras celdas y funciones predefinidas para cálculos ya sea financieros, matemáticos ,estadísticos, etc.

Las fórmulas tienen la capacidad de recalcularse si el contenido de una de las celdas a la que hace referencia cambia. Esta capacidad es una de las prestaciones fundamentales de este tipo de software, debido a la utilidad para resolver los problemas decisionales, analizan do varias hipótesis.

· Barra de títulos.

Se encuentra en la parte superior de la pantalla y contiene el icono del menú de control de la aplicación y el nombre de la aplicación (Microsoft Excel) junto al nombre del libro de trabajo (o fichero) activo. Si se acaba de abrir, aparecerá libro 1. A la derecha aparece la opción de minimizar ventana, maximizar/restaurar y cerrar ventana, que son los típicos del Windows. Cuando se trabaja con otras aplicaciones puede resultar muy útil reducir el tamaño de la ventana a una ventana flotante, ya que se puede variar su tamaño y no ocupa toda la pantalla.

· Barra de menús

Situada debajo de la barra de títulos. Contiene todos los comandos de la aplicación agrupados en nueve menús: ARCHIVO, EDICIÓN, VER, INSERTAR, FORMATO, HERRAMIENTAS, DATOS, VENTANA Y AYUDA (?). Además, siempre y cuando la ventana de libro de trabajo que esté activa se visualice a tamaño completo, en el extremo derecho aparecen los tres botones para la utilización de ventanas: minimizar, restaurar y cerrar.

· Barra de herramientas o iconos.

En Microsoft Excel hay 13 barras de herramientas predefinidas que contienen

botones que proporcionan un acceso fácil y rápido a los comandos de uso más frecuente.

Cuando se ejecuta por primera vez este software se visualizan, bajo la barra de menús, la barra de herramientas estándar y la barra de herramientas formato.

· Barra de herramientas estándar:

Contiene botones con las opciones más utilizadas para manejar los

Archivos, imprimirlos, etc.

· Barra de herramientas formato:

Contiene los botones para elegir el tipo de fuente, tamaño, tipo de letra,

Alineación, bordes y sombreados, etc.

· Barra de fórmulas.

Está situada bajo la de formato, es la barra donde se van a editar los datos introducidos en la hoja de cálculo. En caso de que no se visualice esta barra, se activará desde VER/BARRA DE FORMULAS.

Esta barra contiene cuatro elementos: cuadro de referencia que recoge la dirección de la celda u objeto activo; botón con la flecha hacia abajo, que abre la lista con los nombres asignados a celdas o grupos de celdas (rangos).

· Área de trabajo de la hoja de cálculo.

Es la zona que va a contener los modelos de hojas de cálculo, que incluye la ventana de edición de los libros de trabajo, la cual contendrá, a su vez, diferentes hojas de cálculo, gráficos, etc. Para activar una hoja basta pulsar

sobre su pestaña y la hoja pasará a primer plano (hoja activa) apareciendo en la etiqueta de su pestaña su nombre en negrita.

· Barra de estado.

Está situada en la parte inferior de la pantalla de edición, muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando. Si no se visualiza esta barra, se activará desde la orden VER/BARRA DE ESTADO. En esta barra aparecen tres áreas diferentes:

Área modo de trabajo: que muestra una breve información del estado o modo de trabajo de la hoja (Listo, Introducir, Ejecutar, Mostrar y Calcular).

· Área de auto calcular:

Muestra cuando se tiene seleccionada más de dos celdas (y al menos dos de ellas con algún valor) la suma de sus valores, o el promedio, etc., según se elija entre varias opciones (pulsando el botón derecho del ratón encima).

· Área de estado del teclado:

Indica si determinadas teclas están o no activadas. Por ejemplo, aparecerá

el letrero NUM cuando se activa la tecla de números; MAY, cuando esté activada la tecla de mayúsculas, etc.

· Terminología utilizada

Hacer clic: pulsar una vez el botón izquierdo del ratón

"Doble clic: pulsar dos veces seguidas y rápidamente el botón izquierdo del ratón.

"Editar: Hacer cambios, correcciones, etc. Se utiliza en relación a los comandos de edición.

"Configurar: Se refiere al ajuste de funciones del programa y el uso de periféricos. Ej. Configurar páginas, configurar impresora, scanner, etc.

Terminología utilizada (Cont.)

"Apuntar sobre: colocar el puntero en forma de doble T o de flecha sobre un objeto, botón o menú en la pantalla y pulsar sobre el botón del ratón y a continuación soltarlo.

"Arrastrar: Mantener pulsado el botón izquierdo del ratón mientras lo movemos en la dirección deseada.

"Seleccionar: Elegir.

3. Carácterísticas de la hoja de cálculo.

· Es un sistema para la creación de hojas de cálculo, cuyas posibilidades de trabajo, cálculo y presentación son amplias. Permite la creación de gráficos que se modificarán automáticamente al modificar los datos en su hoja de cálculo. Permite también el trabajo con bases de datos.

· Excel trabaja con hojas de cálculo que están encuadernadas en libros de trabajo. Un libro de trabajo es un conjunto de hojas de cálculo y otros elementos, el cual contiene 16 hojas de trabajo implícitamente. Esta cantidad puede ser disminuida o incrementada según sea necesario.

· La hoja de trabajo cuenta con un tamaño máximo de 256 columnas y 16 384 filas. Se pueden insertar y eliminar hojas de cálculo, moverlas, copiarlas y cambiarles el nombre simplemente pulsando el botón derecho del ratón cuando esté colocado encima de una etiqueta de hoja de cálculo. De esta forma, un libro de trabajo puede tener tantas hojas como queramos y podremos llamarlas con el nombre que decidamos

4. Utilidades de la hoja de cálculo.

Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

La hoja de cálculo Excel forma parte del paquete de soluciones ofimáticas Office de Microsoft. Se trata de una herramienta administrativa muy utilizada a nivel de empresa y junto al procesador de texto Microsoft Word es la solución ofimática utilizada por más usuarios.

Excel como hoja de cálculo es tan buen producto que por el momento parece que no existe ningún otro que le supere, al menos así lo confirma el alto nivel de usuarios que recurren a usarlo.

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